Co się zmieniło?

Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wydał rozporządzenie z dnia 27 września 2026 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków. Akt ogłoszono 9 października 2026 r. w Dz.U. 2026 poz. 1316.

Rozporządzenie wydano na podstawie art. 61b ust. 6 ustawy zasiłkowej. Określa ono dwie rzeczy: jakie informacje mają wpływ na prawo do zasiłku lub jego wysokość oraz jakie dokumenty są potrzebne, żeby zasiłek mógł zostać przyznany i wypłacony. Zakres wymaganych danych opisują załączniki do rozporządzenia.

Kogo dotyczą nowe przepisy o dokumentach do zasiłków?

Rozporządzenie dotyczy każdej firmy, która zgłasza ludzi do ubezpieczenia chorobowego i jest płatnikiem składek. Branża nie ma znaczenia. W praktyce małej firmy chodzi przede wszystkim o sytuacje, w których:

• pracownik przynosi zwolnienie lekarskie, a po okresie wynagrodzenia chorobowego zasiłek przejmuje ZUS,

• pracownica idzie na urlop macierzyński albo rezygnuje z zasiłku na rzecz ojca dziecka,

• pracownik ma zwolnienie wystawione za granicą,

• osoba po długim zwolnieniu składa wniosek o świadczenie rehabilitacyjne.

Część obowiązków nie obejmuje Ciebie jako właściciela JDG, który choruje sam. Zaświadczenie płatnika składek dla osób niebędących pracownikami (załącznik nr 3) nie dotyczy osób prowadzących pozarolniczą działalność, osób z nimi współpracujących, duchownych ani marynarzy.

Zaświadczenie płatnika składek i zwolnienia lekarskie

Podstawowym dokumentem przy zasiłku chorobowym wypłacanym przez ZUS jest zaświadczenie płatnika składek. Dla pracownika musi ono zawierać dane z załącznika nr 2, a dla ubezpieczonych niebędących pracownikami dane z załącznika nr 3. W praktyce kadrowej to odpowiedniki druków Z-3, Z-3a i Z-3b. Te same zasady stosuje się do świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku opiekuńczego, wyrównawczego i macierzyńskiego.

W codziennej pracy kadr najczęściej przyda się § 6. Jeżeli firma najpierw wypłaciła wynagrodzenie za czas choroby albo zasiłek, a dalszą część okresu zwolnienia opłaca ZUS, płatnik przekazuje do ZUS zaświadczenie płatnika składek z identyfikatorem zaświadczenia lekarskiego, na podstawie którego wypłacił pieniądze.

Ważna jest też forma zwolnienia:

• Papierowe zaświadczenie (art. 55a ust. 7 ustawy): dołączasz oryginał, a w aktach zostawiasz kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem.

• Wydruk e-ZLA (art. 55a ust. 6 ustawy): dokumentem niezbędnym dla ZUS jest zaświadczenie lekarskie w formie dokumentu elektronicznego, a nie sam wydruk.

Identycznie postępuje się przy zasiłku opiekuńczym.

Zwolnienia z zagranicy

Zwolnienie wystawione za granicą musi zawierać nazwę placówki albo imię i nazwisko lekarza, datę wystawienia, podpis oraz daty początku i końca niezdolności do pracy. Podpis elektroniczny lub inny środek uwierzytelnienia, który pozwala zweryfikować wystawcę, też się liczy. Zaświadczenie trzeba przetłumaczyć na język polski. Wyjątek: dokumenty z państw UE, EFTA (stron umowy o EOG), Szwajcarii, Wielkiej Brytanii i państw, z którymi Polska ma umowy o zabezpieczeniu społecznym, wystawione w językach urzędowych tych państw.

Świadczenie rehabilitacyjne, wypadki i macierzyństwo

Przy wniosku o świadczenie rehabilitacyjne pracodawca ma swój udział. Do wniosku potrzebny jest wywiad zawodowy z miejsca pracy, a przy wypadku przy pracy także protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku albo karta wypadku. Przy chorobie zawodowej dołącza się decyzję inspektora sanitarnego. Na kolejny okres świadczenia tych dokumentów już się nie składa.

Jeżeli przyczyną zwolnienia jest wypadek w drodze do pracy lub z pracy, a pracownikowi przysługuje zasiłek z więcej niż jednego tytułu, do zasiłku w wysokości 100 % podstawy wymiaru potrzebna jest karta wypadku w drodze do pracy lub z pracy.

Przy zasiłku macierzyńskim, który wypłaca ZUS, nie przedstawia się odpisu skróconego aktu urodzenia. Zamiast niego przekazuje się dane: imię, nazwisko i PESEL dziecka, datę i miejsce urodzenia oraz dane rodzica. Gdy ZUS nie pobierze aktu z rejestru, wezwie ubezpieczonego do jego dostarczenia w terminie nie krótszym niż 14 dni. Jeśli pracownica rezygnuje z zasiłku na rzecz ojca dziecka, wydajesz jej zaświadczenie o terminie, w którym przestaje korzystać z urlopu macierzyńskiego.

Terminy i sankcje

Rozporządzenie stosuje się od dnia wejścia w życie, a dokumentację zasiłkową warto dostosować od razu, przy najbliższych wnioskach o zasiłki. Dokładną datę wejścia w życie sprawdzisz w przepisach końcowych aktu (link poniżej). W danych o tym akcie nie ma informacji o karach dla płatników. Jedna konsekwencja wynika wprost z § 13: jeśli ubezpieczony na wezwanie ZUS nie przedstawi odpisu aktu urodzenia, ZUS wyda decyzję o odmowie wszczęcia postępowania.

Co zrobić w firmie krok po kroku

1. Zapytaj dostawcę programu kadrowo-płacowego lub biuro rachunkowe, czy zaświadczenia płatnika składek odpowiadają załącznikom nr 1–3 do rozporządzenia.

2. Ustal procedurę: po wypłacie wynagrodzenia chorobowego przekazujesz do ZUS zaświadczenie płatnika z identyfikatorem zwolnienia.

3. Przy papierowych zwolnieniach wysyłaj oryginał, a kopię potwierdzoną za zgodność zostaw w aktach.

4. Przygotuj się na zwolnienia z zagranicy. Sprawdź, czy dokument wymaga tłumaczenia.

5. Gdy pracownik składa wniosek o świadczenie rehabilitacyjne, szybko przygotuj wywiad zawodowy i dokumenty powypadkowe.

6. Przejrzyj rejestr czynności przetwarzania danych: dokumenty zasiłkowe zawierają PESEL, dane o zdrowiu i dane dzieci.

Najczęstsze pytania

Czy muszę wysyłać do ZUS wydruk e-ZLA?

Według § 6 ust. 3 dokumentem niezbędnym jest wtedy zaświadczenie lekarskie w formie elektronicznej, a nie jego wydruk. Do ZUS trafia zaświadczenie płatnika składek z identyfikatorem zwolnienia.

Pracownik przyniósł zwolnienie z Niemiec po niemiecku. Potrzebne jest tłumaczenie?

Nie. Zaświadczenia z państw UE wystawione w ich językach urzędowych nie wymagają tłumaczenia na język polski. Muszą jednak zawierać wymagane dane, w tym daty niezdolności do pracy.

Prowadzę JDG bez pracowników. Czy coś się zmienia?

Obowiązki płatnika dotyczą Cię tylko wtedy, gdy zgłaszasz kogoś do ubezpieczenia chorobowego. Przy własnym zasiłku sprawdź z księgowym, jakie dokumenty składasz bezpośrednio do ZUS.

Podsumowanie

Rozporządzenie z Dz.U. 2026 poz. 1316 porządkuje listę dokumentów do zasiłków chorobowych, opiekuńczych i macierzyńskich. Dla pracodawcy najważniejsze są zaświadczenie płatnika z identyfikatorem zwolnienia, zasady dla papierowych i zagranicznych zwolnień oraz dokumenty do świadczenia rehabilitacyjnego. BizneSignal codziennie sprawdza nowe przepisy i wysyła alert, gdy zmiana dotyczy Twojej firmy.